Särskilda Betänkande Elektronisk Dokumenthantering

Särskilda Betänkande Elektronisk Dokumenthantering

 

I mitten av coronaviruset pandemi, vikten av digitala verktyg inom NHS är på uppgång. Claire Läsa undersöker hur elektronisk dokumenthantering (EDM) lösningar är en som hjälpte till att få bollen i rullning.

Som Ed Prosser-Snelling sitter på sitt kontor på plan tre i west block av Norfolk och Norwich University Hospital, han är tvungen att titta på en syn har han kommit att hata. “Jag funderar på en hög av ärendet konstaterar att det är fyra meter hög”, rapporterar han. “Jag vill ha dem borta – jag har fått nog, säger han med ett skratt. “Det kommer att förbättra min rygg inte med att driva dem runt i en vagn med min diktafon, det kommer att göra mitt liv mycket bättre, och det kommer verkligen att förbättra livet för alla kliniker på sjukhuset.”

Prosser-Snelling, en konsult som förlossningsläkare och gynekolog samt hans förtroende chef klinisk information officer, prydligt sammanfattar argument för elektronisk dokumenthantering (EDM) system.

Skapa digitala register, eller skanna kopior av gamla skivor, och det finns inte längre något behov av att lagra papperskopior – som tar upp en betydande utrymme, 14 km från hyllor och 1,8 miljoner poster sitta i Norfolk och Norwich University Sjukhus Foundation Trust patientjournaler bibliotek. Och via gränssnittet i ett system för elektronisk dokumenthantering, kanske som en del av en elektronisk patientjournal, blir möjligt för kliniker att få tillgång till information med större lätthet än någonsin tidigare.

“Även om vi är mycket stolta över våra patientjournaler laget, vi vet att papper är endast tillgänglig för en läkare på en gång för att behandla en episod av vård”, förklarar Anthony Lundrigan, förtroende för CIO. “Så det är verkligen viktigt att befria att papper data och göra det tillgängligt, som del av ett program är att lägga mer teknik och information i händerna på kliniker, för bättre beslutsfattande.”

Smak för digital transformation

Förtroende började sin EDM-programmet tillbaka i November 2019. Sedan, naturligtvis, världen har förändrats. Och det är tänkt, Prosser-Snelling säger, att aptiten för digital transformation har ökat ytterligare.

“Vad är det som har hänt under Covid är denna typ av massa uppvaknande för hela sjukhusets kliniska personalen att behovet av digitala verktyg”, rapporterar han. “EDM är ett etablerat program för arbete och är verkligen testfall för oss om hur vi kan dra nytta av denna ökade grad av digitala medvetande, och önskan att ha en rörligare och mer flexibel lösning för att visa patienternas journaler.

“Det finns fortfarande en viss grad av cynism runt, men jag eftersom vi har levererat på ett antal saker som behövs – snabba arbeta hemifrån, agile utveckling av saker som att – Covid har tillåtit oss att bygga några betydande förtroende med klinisk personal, vilket har verkligen tagit oss framåt i vad vi kan göra.”

För Ess Thindal, den tillit EDM projektledare, och dess chef för digitala sjukhus Jonathan Walker, frågan är nu en av hastighet. “Det är hur gör vi så fort vi kan så säkert som möjligt på detta, berättar Walker. “Vi försöker att lista ut hur vi förkorta den kritiska vägen utan att äventyra de mål eller att sätta människor under onödig påfrestning.”

Enligt Lisa Harris, chief operations officer på IMMJ System – som levererar den EDM-system på Norfolk och Norwich University Sjukhus Foundation Trust – detta har inte varit ett ovanligt tillstånd i de senaste veckorna. Covid-19 har inneburit, säger hon, att vissa organisationer har valt att snabbare avancera elektronisk dokumenthantering planer.

“Vi har fått befintliga kunder som har beslutat att påskynda och sätta sina tidslinjer fram emot att stödja deras virtuella kliniker, eller att vi har fått helt nya kontrakt som vi har lyckats säkra eftersom det inte var en EDM-lösning i stället, säger hon.

Vid ett förtroende, hon säger att det var möjligt att stå upp för en lösning inom några dagar för att stödja virtuella kliniker. “När vi tittar på projekt som detta, som är så snabb, vi måste titta på rescoping några av gränssnitt och integration med andra system. Det handlar om att prioritera vad gör vi absolut behöver nu för att stå lösningen upp och presentera digitaliserade patientjournaler så snabbt vi kan, och vad kommer inom kort att följa.”

Anpassning till olika behov

Förslaget att Covid leder till snabbare digitalisering – och så EDM upptag – är en ekade av Steve Burton, chef för affärsutveckling på Civica. “Det finns ett par människor som vi pratar med just nu som är ute för att påskynda deras EPR-programmet och som ett resultat av EDM del av som rör sig framåt, säger han.

Han rapporterar också att förändringar av Covid leder till lite olika behov. “Det är uppenbart att alla som flyttar till videokonferenser och så har vi gjort en del arbete kring att utveckla vissa elektroniska formulär för att registrera kliniska resultat som en del av video samråd.

“Vi har gjort det gratis och släppte den till kunder, för att göra det möjligt för dem att bara distribuera något snabbt utan att behöva köpa en modul för att stödja eller utveckla något nytt.”

Behovet visade sig vara fallet studier

Medan Digitala Hälsa Intelligens data visar att en relativt liten andel av truster har för närvarande ett system för elektronisk dokumenthantering, vissa rapportera ett vettigt argument på fördelarna med en sådan inställning har dock nu i stort sett vunnit.

“Vad vi vet är, att när dessa projekt genomförs på ett effektivt sätt, det finns mer än tillräckligt beprövad fallstudier där litar citerar siffror som visar att du kan släppa flera miljoner pund året besparingar, säger Harry Pettet, managing partner och leda konsult på EDM Hälso-och Konsulttjänster. Företaget – som samarbetar med Keystream Grupp – erbjuder organisationer stöd i effektivt genomförande av system för dokumenthantering.

Men medan de fördelar som ett sådant system kan ha godtagits, Pettet hävdar att det finns mer arbete att göra för att säkerställa organisationer genomföra dem på ett sådant sätt att de ska kunna dra full nytta.

“För oss, en av de mest utmanande och sorgligt saker är att så många litar inte ens vet att de är saknade sin sanna potential, säger han. Han och hans kollegor har gjort undersökningar som tyder på en typisk öppenvården närvaro kommer att skapa fyra separata bitar av papper. Skanna dessa för användning i ett system för elektronisk dokumenthantering kommer på en per-dokument kostnad. Men i omställningen till EDM, vissa organisationer använder metoder för att lägga till ännu mer papper.

“Vi har arbetat med ett förtroende där de hade genomfört ett sätt att indexera dessa dokument som förlitat sig på separata bitar av papper. Och de som separata bitar av papper som transporteras lika mycket av en genomsökning med kostnaden som den kliniska anteckningar. Så lita på att lägga till ytterligare fem bitar av papper för att få dessa fyra bitar av papper, så de är faktiskt öka sina kostnader med över 100% för att få till den sanna scanning värde.”

Han hävdar att det i samråd med experter inom sektorn kan bidra till att undvika sådana misstag. Och för IMMJ s Lisa Harris, sanna EDM framgång ligger i ett samarbete mellan tre olika parter: EDM leverantör, förtroende, och skanning leverantör. “Ibland scanning leverantör är också förtroendet. Men jag gillar att se det som tre delar, även om det är inom det förtroende, eftersom det kommer att vara den medicinska journaler service som ligger till grund för det. Och alla tre komponenter som måste fungera tillsammans.”

Den ökade stressen

En scanning leverantör förväntar sig att intresse för dess tjänster för att ytterligare öka effekten av Covid fortsätter att kännas. Simon Holroyd, vd för Scan Huset lösningar, rapporterar “brådskan har ökat”.

“På grund av distansarbete och tillgänglighet och smidighet som nu kommer att krävas för det nya normala, som alla kallar det, jag tror att organisationer är att omdirigera medel mot detta mer.”

Vad han hoppas är att CCIOs och Cio: er som är intresserade av att utvecklas och skapa digitala dokument kommer att bedöma kvaliteten på en skanning. Holroyd är företaget uppfyller British standard för rättslig prövning av elektronisk information (BS 10008), något som han föreslår är relativt sällsynta.

“Vad det säger är att vi producerar en sann kopia av det ursprungliga dokumentet, och vi är certifierade för att göra det. Det är mycket dyrt och komplicerat att få som standard – det är ett stort arbete – så att vissa organisationer som säger att de arbetar med det. Men om ett sjukhus, till exempel, läser en massa dokumentation som de inte kan officiellt förstöra det om det inte är skannats till 10008.”

Svara på de viktigaste frågorna

Med andra ord, det finns några viktiga frågor Cio: er och CCIOs kan värdefullt att fråga innan man kan genomföra en sådan inställning. Men de i sektorn säga hur det är, utan att fråga är att intresset för EDM är på väg upp.

“Jag tror att i många fall förlitar hade redan gett en hel del uppmärksamhet för att deras business case och hade väl etablerade krav, men Covid har naturligtvis fört det vidare”, säger Harris.

“Om något, nu när vi har identifierat en betydande affärsnytta som förmodligen aldrig förekommit i något företag tidigare, och det är en pandemi. Jag tror att klimatet förändrats – personer är mycket mer mottagliga för tekniken med tanke på det rådande klimatet, eftersom det håller stödja en viss nivå av verksamhet som vanligt genom nuvarande tid.”

 

Relaterade Inlägg

Mobil hälsa och appar nyheter i briefNorfolk och Norwich gå vidare med digital omvandling plansSouth Yorkshire och Bassetlaw ICS ställer ut £129 mkr investeringar planKey CES digital hälsa och wellness-tech trends för att titta på